Le voyage qui ne coûte pas cher est celui que l’on ne fait pas. Mais que faire alors que les déplacements professionnels sont impératifs pour maintenir de bonnes relations commerciales avec les clients et les fournisseurs ou encore créer du lien entre des collaborateurs répartis sur plusieurs sites ? Quelques conseils clés.

 

  1. Pour réduire les coûts en termes de voyages professionnels, la première règle vise à réfléchir à leur pertinence stratégique. Ainsi, si les premières rencontres avec un client ou un fournisseur sont cruciales qu’en est-il de tous les séminaires et salons ? Il est bien des situations où ces postes de coûts peuvent être optimisés par des actions simples comme réduire le nombre de jours d’un séminaire interne ou diminuer son occurrence. Il est également conseillé de les localiser au centre géographique de l’ensemble des interlocuteurs. Et pourquoi ne pas favoriser la visioconférence ou les formations en ligne ? On notera par ailleurs, qu’en faveur de la limitation de ces déplacements, l’État invite les entreprises à concevoir des plans de mobilité. On voit ainsi se développer le télétravail. Ce dernier dispositif a un autre atout. En réduisant le nombre de salariés simultanément dans les locaux, l’entreprise peut réduire la voilure et optimiser ainsi également son budget immobilier.

 

  1. La maîtrise de ce budget est de fait également synonyme de process de validation stricts tels que prévus par la travel policy. Charge au N+1 de se poser la question du retour sur investissement d’un voyage professionnel en considérant l’ensemble des coûts d’un déplacement (transport, hôtellerie, frais de bouche…) et le potentiel avantage créé par la rencontre d’un prospect.

 

  1. La travel policy, qui crée les règles et conditions des voyages et déplacements professionnels d’une entreprise, doit être conçue de façon cohérente avec un objectif de maîtrise des coûts. Trop souple, elle est synonyme de dérive du budget puisqu’elle autoriserait par exemple tous les collaborateurs à voyager en permanence en classe affaire. Pour limiter les frais, la politique de voyages peut exiger que les vols domestiques s’effectuent via des compagnies low cost.

 

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  1. Pour s’assurer de la bonne application de la travel policy, l’entreprise doit avoir mis en place un logiciel de réservation en ligne qui en sera la traduction parfaite. Aussi, son paramétrage devra être précis. L’outil ne doit pas proposer un billet en classe business à un collaborateur qui n’y a pas droit ! Par ailleurs, il peut être conçu de telle sorte qu’il incite les collaborateurs à utiliser des alternatives économiques ; des astuces graphiques et des messages tels que le taux de CO2 de tel ou tel mode de transport peuvent orienter le salarié. Remarquons que cet outil permet également de réduire les coûts de traitement des voyages et de diminuer voire de supprimer le recours aux agences de voyages.

 

  1. Le monitoring des dépenses est un préalable indispensable à toute volonté de maîtrise des budgets. Aussi, l’acquisition d’un outil de gestion des notes de frais est nécessaire. Il permet de bénéficier d’une bonne visibilité sur les notes de frais qui par essence sont opaques et échappent à toute vigilance. Il est également un impératif pour une entreprise de plus de 10 salariés car il facilite les contrôles, limite les éventuels abus et réduit le temps passé à la saisie et à la vérification. Un gain de temps non négligeable pour les collaborateurs dont ce n’est pas le cœur de métier. En outre, le logiciel facilite le calcul des TVA récupérables.

 

  1. Enfin, réduire le budget voyages et déplacements professionnels qui peut aisément dépasser les 400 000 € annuels pour une PME ou une ETI, demande de maîtriser chaque segment : frais d’hôtellerie pour les salariés ou encore clients et fournisseurs invités ; coûts des transports qu’ils soient aériens, ferroviaires ou automobiles (location courte durée de voitures, taxis…) ; prestations des agences de voyages ; achat ou location d’outils de réservations… A tous ces postes, il faut ajouter tous les coûts liés à l’événementiel. La connaissance parfaite de chaque secteur d’activité et de leurs acteurs est incontournable pour renégocier les contrats-cadres. On remarquera que si les déplacements s’effectuent hors du cadre des outils de gestion il est peu probable de bénéficier des données nécessaires à toutes discussions avec les prestataires : principales destinations et classes tarifaires ; taux d’anticipation / réservations de dernière minute  ; nombre de cartes d’abonnement ; nom, classe et ville des hôtels les plus utilisés…
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