Aucune entreprise d’aucun secteur ou de taille n’a véritablement conscience du coût réel de sa flotte automobile, car c’est un véritable défi d’en avoir une vision précise. Bien des tâches à réaliser et bien des frais ne sont pas clairement identifiés. Et pourtant mis bout à bout, ces coûts masqués représentent pas loin de 15% du budget. Tentons d’en appréhender quelques-uns.

Que de tâches !

Dans une organisation idéale, les coûts masqués sont peu nombreux. Mais ils existent malgré tout. Peuvent y être intégrés : les achats de vignettes Crit’Air comme les frais de gestion des amendes, les coûts de remise en état des véhicules ou encore ceux liés aux kilométrages excédentaires. Il peut s’agir aussi de la location courte durée d’un véhicule pour un salarié si le remplacement n’est pas prévu par le loueur ou l’assureur. Tout autant de frais qui s’ajoutent à ceux bien connus comme le financement auprès d’un loueur, mais qui sont a priori difficiles à jauger et quasiment impossibles à affecter à une immatriculation ou une autre de la flotte.

À ces frais masqués, s’ajoutent tous ceux inhérents à la gestion même de la flotte automobile. En effet, il est irrationnel de penser que les logiciels de gestion de flotte automobile suffisent. Il y a toujours une action humaine comme celle du gestionnaire de parc ou tous ceux qui en assurent la charge, les comptables, les utilisateurs et les ressources humaines…

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En termes de suivi des assistances, même si cette tâche est externalisée au loueur -coût connu-, il y a toujours un gestionnaire de parc en interne -nous nommons ainsi toutes les personnes d’une entreprise qui à un moment ou un autre agissent pour le compte de l’entreprise en matière de flotte automobile qui aidera un utilisateur en panne afin de lui trouver une solution. Il va aussi orchestrer, dans l’intérêt de l’entreprise et des utilisateurs, les contraintes des garagistes, assureurs, assisteurs… jusqu’à ce que le véhicule soit de nouveau sur les routes. Si c’est l’utilisateur qui assure la tâche, l’entreprise devra considérer pas moins d’une demi-journée de travail perdue par ce dernier.  Toujours dans la catégorie opérationnelle, le suivi de maintenance qui s’il n’est pas délégué au loueur lui incombera également. Et dans ce cas, à ce dernier de passer les commandes de travaux et de contrôler les factures. Le gestionnaire devra aussi gérer les alertes aux utilisateurs afin qu’ils apportent leur véhicule à la révision…

Quant à la partie achats, les temps passés au budget flotte automobile, la plupart masqués, sont également considérables, notamment si l’on n’est pas un expert du domaine. Négocier des contrats avec des loueurs ou encore des assureurs pour ne parler que de ces deux postes, demande d’avoir une connaissance fine des marchés, des acteurs en place, de leurs prestations. Aussi, la/les personnes en charge passeront des heures considérables à s’informer puis à rédiger des cahiers des charges précis en fonction notamment de la, car policy, des lois de roulage et du catalogue des véhicules de l’entreprise. Elle négociera les contrats, contrôlera les dossiers, gèrera les commandes, mettra en place les dossiers de financement, organisera les livraisons, assurera les véhicules, vérifiera les modifications de commandes, contrôlera les factures… Sans oublier qu’elle doit s’assurer que le véhicule commandé sera bien livré à date. En termes de coûts masqués, cette tâche est une parfaite illustration. Ainsi, louer un véhicule pour un utilisateur en cas de retard de livraison a un coût ! Encore un exemple de frais supplémentaires auquel s’en ajoutent d’autres. En effet, quand il s’agit des modes de livraison des véhicules, les héritages du passé peuvent engendre des coûts supplémentaires qui sont difficiles à attribuer au budget flotte automobile. Pour un collaborateur qui vient d’un site éloigné du lieu de livraison pour récupérer son véhicule, il faudrait considérer les frais de voyages, hôtellerie et restauration.

On notera donc qu’estimer tous ces temps est d’autant plus complexe que peu de ces salariés savent évaluer avec justesse les durées accordées à une tâche ou une autre tant celles-ci sont morcelées dans une journée et noyées dans celles dédiées au cœur de leur activité : 5 minutes par-ci à échanger avec le garagiste, 20 par-là à converser avec le loueur, 10 avec un utilisateur en panne… Par ailleurs, les collaborateurs craignant d’être jugés quant à leurs performances ont tendance à sous-évaluer les temps. Et c’est encore plus vrai s’ils sont interrogés sur des actions passées.

Face à ces réponses tronquées, pour être en mesure d’estimer les coûts masqués liés au temps de gestion du parc automobile, l’entreprise doit réaliser un audit précis du fonctionnement opérationnel. Cette démarche a pour objectif d’analyser toutes les opérations même les plus anodines et de leur attribuer des montants.

Conclusion

Une optimisation optimale d’un budget flotte automobile demanderait aussi bien d’être en capacité d’acheter avec pertinence que de revoir son fonctionnement. Seuls des experts confirmés sont des aides pertinentes. Ils sont en mesure d’accompagner l’entreprise dans sa volonté de maîtrise du budget tout en respectant l’organisation en place. De recommandations en termes d’achats aux changements organisationnels, aucune solution ne peut être packagée car dès qu’il s’agit de flotte automobile, il ne peut s’agir que de sur mesure en fonction des attentes du client.

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