Les déplacements et voyages professionnels sont une nécessité pour engager et maintenir de bonnes relations d’affaires avec les prospects, clients et fournisseurs comme ils sont essentiels pour assurer la cohésion entre collaborateurs. Mais pour optimiser ce budget, il faut s’assurer de la pertinence de ces dépenses en les mettant en balance avec le chiffre d’affaires potentiel ou réalisé avec un client. Cette quête de rentabilité exige de connaître tous les coûts réels engagés pour tel ou tel compte client.

Or, les entreprises sont focalisées sur les seuls frais de transports aériens et ferroviaires, les nuitées d’hôtel ou encore la facture de location courte durée de voiture. Une raison simple explique cette vue étroite : ces coûts sont facilement identifiables au niveau comptable. En revanche un bon nombre de dépenses disparaissent des radars tant elles sont opaques et/ou difficiles à affecter à un client.

Plusieurs coûts cachés existent des plus visibles au moins identifiables :

Les frais de restauration qui concernent les repas pris par le collaborateur (du petit-déjeuner pris rapidement dans le train au dîner) intègrent également les invitations des clients au restaurant. Majoritairement réglées par notes de frais, il n’est pas rare que ces coûts échappent à une bonne gestion. C’est d’autant plus vrai, si l’entreprise ne dispose pas d’un outil de gestion de celles-ci. Correctement enregistrées et affectées au compte client auquel elles sont dédiées, ces notes de frais ne posent aucun problème.

Les frais de taxis sont également payés en notes de frais avec les mêmes travers que ceux cités ci-dessus. Dans le même registre, on peut considérer les frais de transports en commun. On notera que l’entreprise n’y accorde que peu d’intérêt tant les sommes sont unitairement minimes. Sans dire que nombre de collaborateurs sont peu précis quant à la teneur de leurs notes de frais qui manquent ainsi de détails. Les entreprises devraient communiquer en interne sur la bonne tenue des notes de frais et des informations réglementaires incontournables qui doivent figurer.

Les coûts de roaming – frais de téléphonie à l’étranger-, qui peuvent atteindre des sommes astronomiques en raison de surfacturation, invitent les entreprises à intimer leurs collaborateurs d’adopter les bons réflexes. Ainsi, pour les déplacements hors Europe, l’entreprise invitera les collaborateurs à se connecter en wifi. Elle peut aussi restreindre la possibilité de se connecter à l’international en mettant en place des seuils d’alerte ou en dotant les collaborateurs de mobiles dual sim qui permettent l’utilisation de cartes sim d’opérateurs locaux. Par ailleurs, régulièrement ces frais ne sont pas rattachés à un compte client, car cela demanderait d’identifier dans le détail la part des factures de téléphonie affectée à tel ou tel déplacement.

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Les frais ancillaires sont toutes les petites dépenses auxquelles personne ne prête attention et qui pourtant mises bout à bout peuvent alourdir considérablement la charge. Ainsi, le voyage d’un collaborateur via une compagnie aérienne low cost n’est pas de facto une bonne affaire tant certains services sont coûteux. Il en est ainsi du speedy boarding (coupe-file) qui chez un acteur emblématique nécessite de disposer d’une carte à 239€/an, des bagages supplémentaires 10 à 60 €, ou encore du choix des places dans l’avion – une place aux sorties de secours sera facturée de 10 à 30 € en sus du billet selon la durée du trajet !- À l’hôtel, le mini-bar ou le petit-déjeuner font partie de cette catégorie de dépenses. Tout autant de services qui de plus ne sont facturés qu’après-coup et qu’il est complexe d’affecter a posteriori à un client ou un autre.

La location courte durée de voiture est aussi sujette à l’opacité. En effet, si la facture initiale comprend le coût même de la location du véhicule, d’autres frais silencieux et facturés ultérieurement peuvent grever le budget voyages et déplacements sans que l’on puisse en outre correctement affecter les montants à un poste client. C’est le cas notamment du carburant qui passe en majorité en notes de frais sans plus de précision. On notera que cela nécessite également de vérifier le calcul de la TVA selon les barèmes en vigueur. À cela, il faut ajouter les amendes éventuelles dont l’entreprise ne sera informée que tardivement. Cette dépense particulière comme celle afférente à un dommage si un sinistre est à déplorer font l’objet de frais de traitement et de gestion en sus dus à la société de location. Et, les frais ne sont connus que plusieurs mois après le déplacement.

En poussant la réflexion, il conviendrait également d’intégrer tous les frais liés à l’achat d’outils de gestion des notes de frais ou de réservation de voyages. Mais ils échappent au compte client tout comme les cartes logées. Les équipements de visioconférence, qui ont une utilité incontestée en termes de maîtrise du budget doivent également être considérés. En revanche, ils ne sont pas rattachés à un client ou un autre.

Et à tous ces coûts, qui s’ils sont difficiles à appréhender sont tout de même identifiables par un expert voyages et déplacements, l’entreprise devrait considérer les frais liés au temps passé par le collaborateur en interne qui assurent toutes les tâches à défaut de recours à une agence de voyages ou aux outils de réservation et de gestion de notes de frais. Dans le même esprit, le temps passé par le contrôle de gestion pour vérifier la véracité des déplacements doit être intégré au budget voyages et déplacements.

En conclusion

Si la tâche semble immense et complexe, faites recours à des experts voyages et déplacements. Ils sauront analyser pour vous tous les postes, identifier les pistes d’amélioration, mettre en place des process vertueux et optimiser le budget. Et ce, en fonction de vos enjeux.

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