Mesurer son budget flotte automobile c’est connaître l’intégralité de son périmètre. Si des postes sont évidents, bien d’autres échappent à l’analyse.

  • Le financement du parc automobile. Les véhicules peuvent être financés selon 3 modes : achetés sur fonds propres ; financés auprès de loueurs ; ou encore acquis via un emprunt ou en crédit-bail d’une banque. Remarquons que l’entreprise peut choisir une solution ou une autre pour chacun des véhicules de sa flotte. Celles dont l’objectif est d’optimiser le budget, devront déterminer le montant du loyer financier de chaque véhicule. Et ce selon le type de financement. Ainsi, dans le cas du véhicule en propriété, l’entreprise devra connaître a minima le coût de son amortissement comptable. Dans le cas du recours à la location longue durée, le loyer financier est facilement identifiable car il figure sur le contrat. Ces loyers correspondent au prix d’achat du loueur grevé par la valeur résiduelle et surmonté du taux effectif globale pratiqué par le prestataire. Le loyer financier d’un achat par emprunt bancaire se calcule de façon identique.
  • La maintenance et réparation mécaniques. Deux cas de figure se présentent. Soit l’entreprise a conclu avec des prestataires des contrats forfaitaires, et alors l’entreprise devra être attentive à les adapter aux véhicules en analysant leur loi de roulage et leur état. Soit l’entreprise fonctionne au réel et paie directement la révision auprès d’un garagiste ou encore une réparation auprès d’un autre. Et alors la principale difficulté est de récolter les factures.
  • La carrosserie. Pour une analyse parfaite, il est majeur d’intégrer tous les frais de réparation de carrosserie qui ne sont pas couverts par les assurances car volontairement financés en propres. La difficulté réside dans la récupération et l’analyse des factures. Les frais de remise en état, s’ils ne sont pas intégrés dans le financement, sont à considérer dans ce poste.
  • Les pneumatiques. L’entreprise peut souscrire à des contrats forfaitisés ou faire appel aux frais réels. Dans ce cas, l’entreprise doit s’assurer de récupérer toutes les factures et les analyser…
  • Les assurances. Pour faire simple alors que le sujet est d’une complexité notoire qui demande de faire appel à des experts en la matière, ce poste de coûts est composé de la RC (responsabilité civile), l’assurance dommages, celle des pertes financières et celle des biens transportés. Il est logiquement simple de récupérer toutes les données auprès des assureurs. Pour autant, l’entreprise devrait effectuer, par exemple, une analyse détaillée des franchises des 3 derniers exercices afin de lancer une consultation du marché. On notera que dès la seconde année de prestations, les assureurs ont tendance à imposer des augmentations de tarifs.
  • La fiscalité. Entre véhicules particuliers ou utilitaires, le calcul de la TVA n’est pas identique. Il faut également intégrer dans le périmètre, la TVTS calculée en fonction des rejets de CO2 des véhicules. De plus, et c’est sans doute le plus important, il faut intégrer à ce poste de coûts, les charges patronales sur les avantages en nature qui sont plus élevées que la TVTS. Elles sont calculées selon que l’entreprise considère le prix d’achat du véhicule ou le loyer payé. Le choix du mode de calcul est important car le prix à payer varie de 5 à 15%. Attention donc à la loi de roulage !
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Mais ce n’est pas tout. En effet, à ces postes de coûts identifiables, il faut ajouter tous les budgets opaques comme :

  • Les frais de location courte durée pour un collaborateur dont le véhicule est au garage. Si l’entreprise a souscrit à une prestation auprès de son loueur, le poste est visible. Mais la réalité étant souvent différente des conditions contractuelles, l’entreprise est souvent contrainte de payer des suppléments de jours de location. Ces factures-là sont souvent mal affectées.
  • Et bien évidemment, il convient de prendre en compte les frais de carburant et de péage! Inutile de préciser que l’exercice est complexe. Dans le premier segment, il faut être en mesure d’avoir une vision claire de sa consommation pour chaque véhicule. Une gageure quand on sait qu’elle varie de façon manifeste entre trajets en ville, en plaine ou en montage ; voire chargé ou non ! Autre complexité, quand le carburant est payé en notes de frais dont on connaît l’opacité. Concernant les frais de péages, les marges de manœuvre sont nulles sauf à inviter les collaborateurs à prendre leur temps et choisir des itinéraires alternatifs.
  • A cela s’ajoutent les temps passés par les collaborateurs qui gèrent la flotte (acheter les véhicules, assurer la livraison, faire le suivi des sinistres, chercher un véhicule au garage après réparation ou changements de pneumatiques…). Tout autant de tâches qui dans les PME/ETI, sont diluées entre plusieurs collaborateurs.

En conclusion

Avoir connaissance de la globalité de ces coûts est la seule solution pour faire des choix opportuns dans le cadre d’une démarche d’optimisation. Les indicateurs qui en résultent permettent en effet, en cas de consultation des marchés, de s’assurer de la pertinence des offres des prestataires.

La complexité de l’exercice est telle qu’il est préférable de faire appel à des experts. Dans ce cadre, Euklead présente la particularité de traiter chaque domaine en détail et ce quels que soient le nombre et la nature des pièces à analyser.

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