Agences de voyages, outil de réservation et volonté de maîtrise versus ressources en interne et liberté, chaque entreprise doit placer le curseur en fonction de ses besoins et de ses compétences. Aucune de ces solutions n’est la meilleure ou la plus mauvaise tant que l’entreprise a connaissance des avantages et risques de chacune.

Gérer les déplacements en interne

Certaines entreprises choisissent d’accorder une totale liberté à leurs collaborateurs quant à l’organisation de leurs voyages. C’est souvent le cas des start-up qui misent sur un mode de management rupteur. Si elles prônent la confiance – « les collaborateurs savent gérer au mieux des intérêts de la société » – c’est aussi la solution de facilité plébiscitée par celles qui ne veulent pas s’embarrasser des contraintes de l’organisation des voyages. Cette démarche est liée à la transformation numérique du secteur qui par l’avènement de nouveaux acteurs tels les comparateurs de prix, permet à chacun de faire ses choix aisément.

Mais aussi belles que soient les raisons, cette liberté est synonyme de budgets non contrôlés. Rien n’est moins certain que les collaborateurs, même d’une honnêteté irréprochable, bénéficient des meilleurs tarifs tant les prestataires usent de l’intelligence artificielle pour embrouiller les pistes ! En outre, même si le collaborateur est de bonne foi, il n’intègre pas nécessairement dans sa démarche les distinctions tarifs entreprises et prix aux particuliers. Les billets d’avion, par exemple, achetés à titre professionnel intègrent notamment des facilités de remboursement en cas d’annulation. Aussi, il est conseillé de bien connaître son taux d’annulation. De plus, cette démarche s’appuie sur des notes de frais, souvent lourdes à supporter financièrement pour les salariés.

Toujours en accord avec la position du « géré maison », certaines entreprises misent tout sur les compétences d’un travel manager interne qui dans la majorité des cas est une assistante. Pratique et rassurant, ce dispositif qui fait appel à une personne de la société dévouée et disponible, n’est pour autant pas une solution économique comme on serait tenté de le penser tant les temps passés à la gestion des voyages peuvent être conséquents.

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Externaliser les voyages

La seconde démarche qui relève de la volonté de contrôle du budget voyages et déplacements consiste à faire appel à des agences de voyages et/ou à des outils de réservation en ligne. Ce logiciel, reconnu pour son efficacité, peut aujourd’hui prédominer sur le recours à une agence qu’il convient de dédier aux voyages et déplacements complexes. Elles sont en effet capables, par exemple, de conseiller les combinaisons de trajets (aériens, ferroviaires…) les plus pertinentes lorsqu’il s’agit de déplacements successifs ou de proposer des solutions avantageuses auxquelles les collaborateurs n’ont pas accès faute de temps ou de compétences. Par ailleurs, le recours à ces deux solutions permet de disposer de toutes les données liées aux déplacements et ainsi de pouvoir négocier des contrats-cadres avec les prestataires. Et si apporter des services à valeur ajoutée est l’apanage des agences, elles ont un autre atout et pas des moindres puisqu’elles sont en charge du rapatriement des collaborateurs, quel que soit le problème auquel ils sont confrontés, de l’attentat à la faillite d’une compagnie aérienne. Une aide indéniable dans le cadre de l’article L4121-1 du Code du travail qui intime l’entreprise de mettre ses salariés hors de danger sans délai quel que soit le lieu où ils se trouvent dans le cadre de leurs activités professionnelles. Un manquement à cette obligation peut conduire l’entreprise à supporter de lourdes sanctions pécuniaires ou pénales (la jurisprudence Karachi précise que l’obligation légale est une obligation de résultat).

Pour conclure

Pour choisir la solution la plus pertinente en fonction des besoins de l’entreprise, il faut comparer le coût de chacune. Il est tout de même conseillé dans tous les cas de se munir d’un outil de réservation en ligne. En effet, celui-ci, souvent peu onéreux, permet de couvrir 80 % des besoins.

Pour aider au choix, l’appui d’un expert en matière de voyages et déplacements professionnels est un réel atout.

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