Il est commun de penser que l’audit du budget flotte automobile n’a que pour terrain de jeu l’analyse des montants des factures. Pour les entreprises qui souhaitent réaliser des économies substantielles, il est impératif de faire fi de ce préjugé tant la démarche est d’envergure. Quelques précisions.

Réaliser un audit sérieux de son budget flotte automobile demande d’en avoir une vision globale. S’il convient évidemment de passer au crible les factures relatives à chaque segment (financement, assurances, pneumatiques, carburant, réparation, entretien…) afin de renégocier les contrats, l’exercice exige d’identifier également les coûts masqués relatifs aux process.

Si la première action est relativement simple à mener dès lors que l’entreprise a le temps et les ressources, le second volet, qui porte sur des aspects qualitatifs, nécessite de prendre de la hauteur. Mais les résultats sont au rendez-vous.

Les économies se cachent dans les détails.

Pour qu’une démarche d’optimisation de ce poste de coûts non stratégiques résulte en gains substantiels, l’entreprise doit faire un point sur son organisation et ses process. Comment gère-t-elle son parc automobile ? Pourquoi le fait-elle ainsi ? Notamment, elle peut s’interroger sur les raisons d’une restitution des véhicules en un point contre signature des salariés. Une hérésie en termes de coûts puisque se faisant la société est contrainte de payer, par exemple, des frais de déplacements (train, hôtel…) pour ses collaborateurs si ceux-ci sont répartis dans des sites éloignés. De la même façon, elle devrait se poser la question de la pertinence des onéreuses assurances pertes financières pour des véhicules âgés de plus 8 ans ou encore celle du recours aux loueurs concernant la prise en charge des pneumatiques qu’il est simple et moins dispendieux de confier à un salarié.

La force de l’habitude sans doute.

Un audit complet de la flotte automobile permet de révéler tous ces gaps de performance, ces coûts masqués liés à l’organisation, qui mis bout à bout font flamber le budget. L’analyse peut révéler que les façons de gérer les tâches sont des héritages du passé. Les process sont répliqués sans remise en question. En poussant les recherches, l’entreprise qui se fait livrer les véhicules en un point peut s’apercevoir que c’est le fait d’un prestataire qui autrefois exigeait que les livraisons se faisaient ainsi.

L’audit qualitatif décrypte et décompose toutes les actions les unes après les autres pour déceler des axes d’amélioration. Il peut ainsi s’agir de revoir sa car policy et sa politique d’attribution des véhicules. Des sources d’économies y résident. En effet, au lieu de permettre aux collaborateurs de choisir leur véhicule tel que bon leur semble parce que la car policy est très souple, l’entreprise peut décider d’attribuer selon les « classes » de collaborateurs, des modèles de véhicules cohérents avec leurs fonctions en termes de gamme, motorisation, options… et donc prix. Les entreprises devraient aussi revoir la politique de renouvellement des véhicules en fonction des lois de roulage. Ainsi, les gros rouleurs tels les commerciaux pourraient bénéficier d’une voiture neuve au bout de 3 ans quand les autres salariés ne changeraient de véhicule qu’à plus longue échéance. On notera que le sujet est sensible d’un point de vue ressources humaines.

L’audit devra également s’intéresser au temps passé par les collaborateurs pour gérer le parc.

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L’audit complet synonyme d’économies notoires

Toute exigence de résultats substantiels dépend des objectifs de la direction générale. Seule la volonté de changement de process et d’organisation fait la différence dans les pourcentages d’économies réalisables.

Ainsi, une entreprise qui :

  • Ne souhaite pas modifier ses process et son organisation mais uniquement agir sur les achats réalisera des économies entre 7 et 10%.
  • Accepte de l’aide d’un expert pour analyser le budget, identifier des sources de profit et négocier les contrats réalisera des économies de 15%.
  • Veut aller au-delà en analysant et en modifiant également sa car policy et sa politique d’attribution peut attendre jusqu’à 20% d’économies.
  • S’engage dans le changement de son organisation et ses process en plus de la négociation avec les prestataires, de la révision de sa car policy… atteindra en moyenne 25% d’économies.

En conclusion

En termes d’optimisation de la flotte automobile, le sur mesure est la règle et aucune solution packagée n’est applicable tant les solutions dépendent aussi bien des objectifs de l’entreprise et que de sa volonté de changement. Il n’y a pas une solution pour gérer un parc automobile, il y en a autant que d’entreprises.

Aussi, celles en recherche d’économies délèguent la démarche à des experts externes expérimentés qui, au-delà de leurs compétences techniques et de leur fine connaissance des marchés des différents postes de coûts, font de l’accompagnement du changement un levier de performance. Et parce que leur seule ambition est l’amélioration, leurs recommandations seront acceptables au regard des modifications que l’entreprise est prête à engager.

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