Outil indispensable de la maîtrise du budget voyages et déplacements, la travel policy doit être créée en adéquation avec la stratégie de l’entreprise. Quelques best practices.

En matière de maîtrise du budget voyages et déplacements, nous invitons les entreprises, de toutes tailles et de tous secteurs, à disposer d’une travel policy. Cette dernière est en effet le document de référence qui régit tous les déplacements des salariés de l’entreprise et qui invite les voyageurs d’affaires à respecter les accords-cadres signés avec les prestataires.

Se doter d’une travel policy qualifiée

Il ne s’agit pas uniquement de donner le montant d’une nuitée d’hôtel à Paris, Pékin ou New York. La travel policy doit communiquer sur les bons usages et les procédures à appliquer. Ainsi, il est impératif de mentionner les règles d’attribution de telle ou telle catégorie de voyages aériens selon le statut et la fonction des collaborateurs, par exemple.

Cependant, la travel policy doit être conçue en adéquation avec la politique de ressources humaines de l’entreprise. En effet, elle fait partie des éléments qu’une potentielle recrue met en balance au moment de la signature. Pour ne pas faire fuir les talents, l’entreprise doit par exemple être vigilante à ce que les montants des frais de repas soient décents. Elle peut également accepter que ses salariés qui reviennent tard d’un voyage d’affaires bénéficient d’un retour au domicile en taxi. Les voyages d’affaires sont effectivement vécus comme des contraintes. Inutile de rajouter des obligations qui ont peu d’impacts en termes budgétaires pour l’entreprise mais qui sont un surcroît de désagréments pour le salarié.

 

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Une travel policy accessible et adaptée

Par ailleurs, pour garantir son efficacité, la travel policy doit être accessible. Un bon nombre de salariés ne l’appliquent pas parce qu’ils n’en ont tout simplement pas connaissance ou, s’ils en ont entendu parler, ils ne savent pas où la consulter. Un moyen très simple est de la mettre à disposition de tous dans un répertoire partagé. Il est également conseillé de l’annexer au contrat de travail et de la faire signer par le collaborateur.

Elle doit également être adaptée aux nouveaux usages liés à la digitalisation du secteur. Ainsi, les Uber et autres Easy Jet, par exemple, plébiscités par les voyageurs d’affaires les plus jeunes qui apprécient faire leurs réservations en ligne peuvent être considérés dans la politique de voyage. En effet, ces acteurs, fournissant des reportings complets, les élèvent au rang d’opérateurs traditionnels. C’est d’autant plus vrai qu’ils sont ouverts à des négociations de tarifs. En revanche, les plateformes telles Blablacar ne sont pas conseillées car peu dédiées aux professionnels ; les horaires de départ/arrivée ne sont pas garanties et les risques en cours de voyage sont trop élevés.

Pour s’assurer de son application, les entreprises devraient se doter d’un outil de réservation en ligne correctement paramétré selon les fonctions et statut des collaborateurs. Cet outil est également au service du respect de l’article L4121-1 du Code du Travail qui oblige l’entreprise à mettre ses salariés hors de danger sans délai, quel que soit le lieu où ils se trouvent dans le cadre de leurs activités professionnelles. En effet, grâce au logiciel de réservation, l’entreprise dispose de toutes les informations concernant les déplacements de ses salariés.

Pour s’assurer que les collaborateurs utilisent ces outils, l’entreprise peut avoir recours à des solutions de gamification créées par des start-up.

 

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