Les voyages et déplacements professionnels considèrent aussi bien les frais d’hôtellerie et de restauration que ceux liés au transport (aérien, ferroviaire, location courte durée de voiture, ou encore taxis).

La TVA durant vos déplacements professionnels

Les transports par avion, train, métro, bus, voiture de location ou encore taxi, sont tous soumis à la TVA mais l’entreprise ne peut pas la récupérer. Cependant, des subtilités sont à considérer. En effet, concernant la location courte durée de voiture, si le véhicule loué est un utilitaire (2 places), l’entreprise peut récupérer la TVA. C’est une solution à considérer si le salarié est seul en déplacement ; inutile de lui attribuer une berline 5 places.

Autre point de détail : le carburant. La TVA payée à la station-service est récupérable selon un barème qui distingue les véhicules particuliers (VP) des utilitaires (VU) et leur motorisation, essence ou diesel. L’entreprise récupère 100% de la TVA d’une facture de carburant d’un VU diesel, 80% pour un VP diesel, 40% pour un VP essence. Dès 2020, ce dernier taux passera à 60%. Il est ainsi tentant de conclure que la solution tout VU diesel est optimale pour maîtriser le budget déplacements professionnels. Mais il faut mesure garder car il est crucial de comparer les frais de la location entre les différentes catégories VP/VU, essence/diesel. En effet, si des solutions sont intéressantes en termes de TVA, il est loin d’être certain qu’elles soient compétitives au regard des coûts globaux.

 

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Concernant le poste hôtellerie, il est nécessaire de l’appréhender avec finesse. En effet, là encore deux astuces se présentent. Si la TVA payée sur des nuitées pour un salarié n’est jamais récupérable, elle l’est pour des frais exposés lors d’invitations de clients ou de fournisseurs. Seconde exception, la TVA est récupérable pour les petits-déjeuners pris à l’hôtel (ainsi que le minibar). Aussi, il est indispensable d’obtenir de l’établissement des factures qui distinguent les nuitées des autres prestations.

Les frais de bouche sont tous soumis à la TVA. Celle-ci est récupérable dans seulement deux situations : si le voyageur en déplacement individuel justifie d’un certain éloignement du domicile ou si le voyageur est en repas d’affaires. Dans les deux cas, il est alors impératif d’apporter des justificatifs comme le nom des invités d’un repas.

La TVA récupérable lorsque vous voyagez

En termes de voyages à l’étranger, les règles sont distinctes parce que la TVA est une spécificité européenne. En effet, pas de TVA en Chine ou aux États-Unis, par exemple. Mais chaque pays de l’Union ayant sa propre législation, les règles de récupération de la TVA sont différentes pour chaque pays. En France, comme nous l’avons vu pas de récupération de TVA sur des nuitées d’hôtel, en Allemagne, elle l’est pour peu que l’entreprise n’y dispose pas de locaux. Si la démarche peut apparaitre complexe a priori, il n’en est rien une fois que le process a été mis en place.

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