30% d’économies sur le budget télécoms

Retravailler dans l’Ouest réalise 30% d’économies sur le budget télécoms, 30% sur la reprographie et 50% sur les fournitures de bureau tout en bénéficiant de services améliorés.

C’est en 2019 que Gérald Boulonne, Directeur financier de l’association Retravailler dans l’Ouest dédiée au retour à l’emploi, engage celle-ci dans une démarche ambitieuse d’optimisation des achats non stratégiques. Il explique.

Depuis 20 ans, l’association Retravailler dans l’Ouest, fondée en 1974, connaît un fort développement. « Nous comptons aujourd’hui 56 centres de formation répartis sur le Grand Ouest, de Caen à Angoulême, de Brest à Orléans. Elle représente aujourd’hui 420 collaborateurs qui accompagnent et forment plus 30 000 personnes par an dans la gestion de leurs compétences ou dans leur retour à l’emploi », précise Gérald Boulonne, son directeur financier.

A cet essor, c’est inévitablement associé un accroissement des coûts, notamment non stratégiques tels les télécoms, les fournitures de bureaux et la reprographie. Passant peu au crible de l’optimisation, année après année, ils peuvent peser lourd sur l’équilibre financier d’une association. Si l’absence de temps explique généralement les dérives, celles-ci peuvent trouver leurs sources dans la culture même du monde associatif où la vocation sociale supplante la rentabilité. « Si nous avons tous fonctionné à plein régime pour asseoir notre développement sans faillir à l’exercice quotidien de nos missions, j’avais conscience qu’il nous faudrait analyser nos budgets. Le tout était une question de timing entre nécessité de la démarche et acceptation de celle-ci par les collaborateurs. 2019, fut l’année de la maturité. Tous ont fait le constat de sa pertinence » affirme G. Boulonne avant de poursuivre : « En outre, d’aucuns de nous convenaient que personne n’avait les compétences pour gérer la complexité. L’association dispose de 56 centres aux besoins différents. Et, nous savions qu’aucun d’entre nous n’a les expertises pour aborder des sujets aussi techniques que les télécoms. Déléguer à Euklead était une évidence. »

Mais, si réaliser des économies était un attendu, Retravailler dans l’Ouest avait d’autres objectifs. « Ce n’est pas une opération de cost killing que nous avons mené mais une démarche d’optimisation. J’entends par là : maîtriser les budgets tout en bénéficiant d’une meilleure qualité de service. Et, en termes de télécoms, la question budgétaire passait même au second plan de nos attentes. Notre seule volonté était de bénéficier de technologies adaptées au déploiement du télétravail et de la mobilité des collaborateurs. Une mission particulièrement complexe car quelques-unes de nos implantations se situent dans des zones à faible débit où certains opérateurs et certains matériels sont peu performants », affirme G. Boulonne.

Le ton est donné : acheter au meilleur prix tout en profitant de services en adéquation avec les besoins.

La première étape de la démarche a consisté, à partir des contrats et des factures, à réaliser un audit détaillé de la situation de l’association, du siège social aux 56 centres. Les experts ont également questionné les dirigeants quant au futur de l’association, notamment leurs estimations de besoins pour les prochaines années selon le nombre de collaborateurs prévu, l’évolution de leurs métiers, leur façon de l’exercer... Puis, pour chacun des budgets, les conseillers dédiés par type de catégorie de coûts ont élaboré avec Retravailler dans l’Ouest des cahiers des charges précis, et ont identifié les prestataires en capacité d’y répondre efficacement.

Ainsi, concernant les télécoms, par exemple, le poste de coûts a été scindé en trois, entre fixe, mobile, data, et deux conseillers ont été missionnés selon leur expertise afin de faire appel aux meilleurs prestataires de chaque monde. Celui en charge des mobiles a analysé les usages de chaque ligne sur plusieurs mois et identifié les besoins de data des collaborateurs afin d’adapter les équipements et les forfaits. Comme pour la téléphonie fixe, des résiliations de lignes ont été effectuées et des services et options inutiles facturés ont été supprimés... Le même type de démarche a été opérée en matière de connexions data afin de doter les centres de matériels performants, de plus de débit, et de softs adaptés aux besoins de chacun.

Les conseillers de chaque budget ont ensuite mené les appels d'offres. « Notons que durant cette phase ce sont ces derniers qui ont échangé avec les prestataires. Une chance pour nous qui, a contrario des experts, ne partageons pas le langage des fournisseurs », commente G. Boulonne. En outre, concernant la reprographie et les télécoms, les experts ont développé une ingénierie financière sur mesure entre acquisition et location.

Les résultats sont au rendez-vous.

Gérald Boulonne se félicite des résultats obtenus, fruits d’une conjonction optimale de réduction des coûts et d’amélioration des services.

En termes financiers, l’association réalise 30% d’économies sur le budget télécoms, 30% sur la reprographie et 50% sur les fournitures de bureau. « De plus, le fournisseur actuel de fournitures de bureau a la capacité de livrer sur mesure chacun de nos 56 centres. Au-delà, nous bénéficions d’interlocuteurs privilégiés - un par prestataire - à même de nous conseiller et de nous accompagner dans la durée. Cela va nous faciliter le quotidien », précise G. Boulonne avant de conclure : « Avec Euklead, nous savons ce que nous achetons. Ce bénéfice connexe est un atout, en particulier concernant les télécoms dont la technicité rend toute appréhension complexe voire impossible pour des non-initiés. »