Agences intérim hébergées : 3 fondamentaux pour en faire une solution performante

Séduisantes du point de vue des entreprises utilisatrices, véritables leviers de fidélisation pour les entreprises de travail temporaire -ETT-, les agences hébergées (aussi appelées Implants) fleurissent aux quatre coins du territoire. Pour autant, afin que ce dispositif ne se solde pas en surcoûts ou en pertes de compétences en interne, certains fondamentaux sont à respecter.‍

Mues par la crainte de retournements de conjoncture ou fidèles au principe de l’intérim comme réponse immédiate à des pics d’activité, les entreprises de toutes tailles et de tous secteurs ont régulièrement recours à l’intérim. Ainsi il n’est pas rare, notamment dans gros sites de production industrielle ou encore dans les plateformes logistiques, de compter à un instant T des centaines d’intérimaires relevant de multiples ETT.Mais cette approche classique se traduit souvent en coûts cachés (temps passé en interne à la gestion administrative des multiples contrats, au suivi des relations client-fournisseurs...) générés par l’appel à de multiples ETT à la compréhension des besoins divergente et aux méthodes, aux indicateurs et accompagnements différents. Pour y remédier, le marché a vu se multiplier depuis 20 ans l’implantation d’agences hébergées (appelées aussi implant). Ce succès doit tout à une promesse forte, celle de permettre à l’entreprise utilisatrice de disposer in situ d’une équipe dédiée qui gère au quotidien tous les aspects de l’emploi intérimaire au plus près des besoins du client...et à sa place !Une solution qui apporte satisfaction au Groupe FPEE :Les atouts sont nombreux comme en témoigne Dorothée Fenot, DRH du Groupe FPEE, fabricant français de menuiseries haut de gamme qui affiche un chiffre d’affaires de 130 millions € en 2020, pour 600 salariés et 70 intérimaires en moyenne : « Le recours à l’intérim répond à nos enjeux de flexibilité. Les 250 000 fenêtres et autres portails qui sortent annuellement de nos sites sont fabriqués sur mesure (matériaux, formes, dimensions, couleurs...) et ne peuvent donc pas être anticipés. A cette contrainte s’ajoutent celle de la saisonnalité de certains produits avec des augmentations importantes de commandes que nous ne pouvons guère anticiper au-delà de 4 à 6 semaines, et celle de la concurrence forte de la branche agro-alimentaire présente sur notre bassin d’emploi. Pour répondre à ces problématiques de production, nous étions inscrits jusqu’en 2015 dans une approche conventionnelle de l’intérim et travaillions avec 5 ETT. Depuis, nous avons opté pour l’agence hébergée. Cette solution nous a apporté bien plus que des conditions budgétaires avantageuses – qui, précisons-le, n’étaient pas une priorité-, elle nous a permis de progresser en qualité de gestion, en qualité de recrutement et en satisfaction client. Grâce à ce dispositif, nous nous sommes constitué un vivier de talents fidèles immédiatement mobilisables car formés à nos valeurs et à nos méthodes de production. C’est crucial en termes de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences. D’ailleurs, 100% des salariés embauchés en CDI sur les postes de production sont issus de cet intérim. Nous notons également que l’absentéisme et le turnover ont a été réduits car les intérimaires bénéficient de relations de proximité avec l’agence. »

‍3 fondamentaux pour faire de l’agence hébergée une solution performante

‍S’interroger quant à la pertinence de la solutionL’agence hébergée est un dispositif intéressant dès lors que l’entreprise utilisatrice emploie plus de 30 ETP (équivalent temps plein) sur un site ou que les ETT ne disposent pas d’agences à proximité de leur client.A ces critères, il faut associer celui des profils. La solution est pertinente dans le cadre de métiers peu ou non qualifiés dont les formations aux postes peuvent être assurées en interne.L’agence in situ peut également être appropriée dans le cadre de postes laissés vacants au sein d’un département RH. Dans ce contexte, elle suppléera temporairement à un manque de ressources en interne (par exemple en cas de longue maladie de la personne qui gérait l’intérim).L’entreprise cliente devra dans tous les cas s’interroger quant aux modalités pratiques telle la présence à temps plein ou à temps partiel de l’agence en fonction de la charge de travail.Disposer d’indicateurs de performanceAfin de maîtriser son budget intérim, il est primordial pour l’entreprise de donner des objectifs à l’agence hébergée et d’évaluer ses performances grâce à des indicateurs. Ceux-ci sont en effet indispensables au pilotage et à la prise de décision éclairée car ils permettent d’obtenir une vision précise de l’emploi intérimaires de l’entreprise à la semaine, au mois, à l’année. Tout comme l’identification des besoins de l’entreprise, l’analyse des indicateurs doit faire l’objet de réunions régulières entre l’agence et l’entreprise.Par conséquent, l’agence doit être en mesure de fournir des données détaillées concernant chaque mission : motifs de recours à l’intérim, durée, saisonnalité, profils des postes, coûts… afin de disposer d’un tableau de bord qui permette d’identifier avec le plus de précision possible les besoins.Par ailleurs, l’agence doit réaliser en continu un état du vivier de candidats mobilisables en urgence. Pour couvrir les besoins courants d’une entreprise ayant recours à 50 ETP, il faut compter une vingtaine d’intérimaires disponibles à tout moment.Le taux de commandes non fournies est également un indicateur de performance incontournable. En effet, si des postes doivent être pourvus via le recours à d’autres ETT, c’est que la prestation de l’agence hébergée n’est pas optimale car elle se traduit en une augmentation substantielle du budget intérim. Ce taux doit être proche de 0.L’entreprise peut aussi exiger de disposer d’informations pertinentes concernant le sourcing. L’agence a-t-elle fait appel à un personnel qualifié et formé pour assurer la fonction demandée ? Si c’est le cas, cet intérimaire ne quittera pas la place dans la demi-journée. Un bon sourcing réduit le turnover et les coûts cachés de formation des intérimaires.On peut également s’interroger quant aux moyens mis en place par l’agence en termes de fidélisation des talents. Il peut s’agir aussi bien de l’accueil de ces derniers que d’organisation d’événements tels que des réunions de recrutement ou ludiques dédiées aux intérimaires.Rester maître chez soiAussi confortable que soit la solution, elle peut comporter quelques risques si l’entreprise ne fait preuve de vigilance.S’il faut s’assurer que l’agence in situ apporte une réelle valeur ajoutée (identification et anticipation des besoins, réactivité, création d’un vivier cohérent, recrutements, accueil…), il faut aussi être vigilant à garder la maîtrise de la fonction RH. La dérive la plus commune consiste en un véritable transfert de compétences de l’entreprise vers l’agence hébergée qui se transforme en service externalisé de gestion de toutes les ressources humaines de l’entreprise, et non plus des seuls intérimaires. Il n’est pas rare de voir des agences hébergées assurer les tâches qui incombent normalement à l’entreprise comme la formation sécurité propre aux postes de travail, la visite de l’entreprise et des sites de production, les évaluations de fin de mission...Par ailleurs, il est judicieux de remettre régulièrement le marché en concurrence. Les secteurs mâtures en termes d’intérim comme l’automobile adoptent une régularité de métronome et lancent des appels d’offres tous les 2 ou 3 ans. De la même façon, il est crucial de valider les conditions contractuelles afin de s’assurer de pouvoir se libérer d’une agence hébergée dès que les besoins de l’entreprise se réduisent ou ne sont plus en adéquation avec le dispositif.