Tout ce que vous devez savoir sur les frais d’une flotte entreprise

La flotte automobile d’une entreprise est constituée par l’ensemble des véhicules nécessaires à son bon fonctionnement. C’est souvent le troisième poste de frais généraux pour une société, notamment après les salaires et l’immobilier. L’entreprise peut externaliser totalement ou partiellement sa gestion de parc en la confiant à ses collaborateurs ; c’est la formule des indemnités kilométriques, mais elle est couteuse et ne permet pas à l’entreprise de piloter ce poste.Les entreprises préfèrent généralement financer et piloter elles-mêmes leurs parcs. Une bonne connaissance des éléments qui constituent les frais de la flotte d’entreprise permet de piloter sereinement et d’optimiser considérablement les coûts. Voici tout ce que vous devez savoir sur les frais d’une flotte entreprise.

Les vrais coûts d’utilisation d’une voiture pour une entreprise

Ces coûts diffus doivent être considérés dans leur intégralité dans le « Coût total de détention » ou TCO en anglais.

Frais financiers

Le financement du véhicule est le premier poste à intégrer dans ces coûts d’utilisation. Il peut s’agir d’une LLD (Location Longue Durée), d’un crédit-bail, ou d’autres types de financements voire même d’un achat comptant.

Maintenance

Il s’agit d’un poste stratégique qui recouvre les opérations d’entretien et de réparation mécanique. Pour des raisons de tranquillité d’esprit et de mise en sécurité de ses équipes, l’entreprise confie généralement ce poste à des professionnels (garages). Elle peut l’externaliser (loueurs fleeteurs) ou l’internaliser (garage ou plateforme interne).

Pneumatiques

Ce poste est également essentiel par la charge qu’il représente et surtout par son aspect sécurité dans la gestion d’une flotte automobile. À l’instar de la maintenance, ce poste peut être externalisé.[sc name="cta-quiz-flotte"]

Carrosserie (hors assurance)

Il s’agit des réparations esthétiques de carrosserie extérieure ou de garnitures, de nettoyages et de franchises assurance pour accidents responsables. Ce poste, généralement constitué de factures diffuses et variées est souvent mal mesuré. Son suivi exhaustif permet d’intégrer la totalité de la charge et oriente le gestionnaire vers un meilleur pilotage de sa flotte.

Assurances flotte automobiles

Cette disposition légale s’impose à tous, particuliers comme entreprises. Elle est scindée en 3 familles : responsabilité civile vis-à-vis des tiers, couverture dommage vis-à-vis de son propre matériel et couverture de perte financière vis-à-vis des propriétaires financiers. Son coût repose généralement sur le rapport sinistre à prime. Il varie en fonction de la couverture choisie, des franchises, de la sinistralité du parc automobile et des actions vertueuses entreprises par le souscripteur.C’est une dépense incontournable à inclure dans le TCO.

Services d’assistance

Ils sont généralement inclus dans les contrats d’assurance ou dans ceux des loueurs/fleeteurs, ce qui les rend peu visibles. C’est sur ce poste, le temps passé à coordonner les différents services qui œuvrent à la résolution du problème, et les besoins de location supplémentaire constituent des frais masqués difficiles à mesurer.

Locations courtes durées

Ce poste concerne aussi bien les déplacements ponctuels que les besoins de voitures de remplacement sur panne/accident.

Fiscalité (TVTS, IS sur les amortissements excédentaires, charges sur les avantages en nature, bonus/malus)

La fiscalité impacte fortement le TCO donc la stratégie de l’entreprise dans sa gestion de flotte. Il est nécessaire d’en connaitre tous les détails. La fiscalité ne se limite pas à la TVTS, la TVA et le bonus/malus. Il est nécessaire d’intégrer l’impôt sur les sociétés, généré par les amortissements excédentaires, ainsi que les charges patronales calculées sur les avantages en nature.

Carburant

Les frais de carburant sont également une source de dépense importante. La stratégie d’achat doit tenir compte de ce paramètre dans le cahier des charges des consultations. La maitrise de ce poste passe aussi bien par la mise en avant d’actions vertueuses telles que l’écoconduite, mais également par le contrôle, facilité aujourd’hui par l’électronique embarquée.

Frais de remise en état

Les frais de remise en état lors d’une fin de contrat sont à prendre en compte dans le coût total de détention. S’il n’est pas possible de se soustraire de cette charge, certains leviers permettent d’en limiter le coût (incentives, préexpertise).

Coûts masqués des moyens mis à disposition de la gestion du parc

Il s’agit d’intégrer le coût des moyens humains et matériels (logiciels, matériels) mis à la disposition de la gestion du parc. Ils sont difficilement mesurables.

Pour conclure

Tous les points évoqués ci-dessus doivent être pris en compte pour constituer un coût d’utilisation d’une flotte automobile. Le pilotage d’une flotte automobile d’entreprise passe avant tout par la bonne connaissance des coûts qui la constitue. Ce travail fait, l’entreprise pourra orienter ses choix et mettre en place les indicateurs qui lui permettront de mesurer sa performance.