Pourquoi externaliser la gestion de votre flotte automobile ?

Externaliser la gestion de la flotte automobile c’est avant tout identifier les attendus et les moyens internes dont l’entreprise dispose pour mener à bien de façon optimale la pléthore de tâches que ce budget complexe impose sans en perdre la maîtrise. Quelques conseils pratiques.Externaliser est une décision sérieuse qui demande toute l’attention d’une entreprise, car cette décision signifie confier à des opérateurs externes tout ou parties des tâches stratégiques ou opérationnelles réalisées en interne.Plusieurs atouts justifient une telle démarche. Elle permet aux entreprises de bénéficier de compétences d’experts non soumis aux pressions de clients internes, de ne plus se soucier d’opérations complexes et chronophages… Sans compter que ces prestataires ont une obligation de rendement.Mais attention si la solution semble idéale et dans l’air du temps depuis quelques années, elle doit être considérée avec précautions. Quelques conseils.

Pourquoi externaliser la gestion de sa flotte automobile ?

Répondre à la question de l’externalisation, c’est avant tout revenir aux fondamentaux. Aussi, en premier lieu, il faut s’interroger sur les motivations inhérentes à une telle démarche.L’entreprise peut effectivement vouloir déléguer la gestion de sa flotte parce que cette dernière réalisée en interne ne donne pas satisfaction en termes de qualité de services. C’est souvent le cas dans des structures où la tâche est imposée à des personnes qui ne sont pas intéressées par le sujet ou qui n’ont pas les compétences requises. Elle peut aussi estimer que gérer son parc en interne est trop onéreux. Il en est ainsi des structures qui emploient une personne pour une flotte de moins de 200 véhicules.C’est seulement après avoir répondu à ce premier point que l’entreprise se posera les questions des tâches à déléguer et à qui ?[sc name="cta-quiz-flotte"]

Que confier et à qui ?

La gestion d’une flotte automobile est pour une grande part une question de stratégie d’entreprise dont la charge incombe à la direction générale. Cette dernière est la seule à pouvoir statuer en termes de, car policy, de politique d’attribution des véhicules ou encore de catalogue. Se faire aider d’experts dans ces domaines est incontestablement un atout. Leur recul est leur principale force.Au niveau de l’ingénierie achats, il est également primordial que les décisions relèvent de compétences internes même si des conseillers externes sont une aide précieuse dès lors qu’il s’agit d’analyser le budget dans toutes ses dimensions et assurer les négociations de contrats avec les loueurs et autres assureurs. Leurs connaissances fines des marchés, leurs capacités à aligner les attentes et besoins des entreprises avec les prestataires sont précieuses. En revanche, parce qu’il n’est pas rare que l’entreprise ait à faire face à des ajustements sur mesure du catalogue dont seuls les collaborateurs de l’entreprise ont connaissance, la décision finale doit rester dans sa charge. Par ailleurs, garder la maîtrise permet de rester au contact de ce qui se passe en interne. Il est conseillé de donner cette mission à un décideur afin de limiter les circuits de décision.En ce qui concerne les services opérationnels, le danger est de penser que les logiciels de gestion de parc, certes très pratiques si correctement utilisées, vont résoudre la pléthore de tâches exécutées par un être humain. Une véritable liste à la Prévert. La gestion des commandes demande de négocier les meilleures conditions d’achat auprès des loueurs ou des banquiers. Il faut une personne pour identifier les besoins de l’entreprise, les transmettre au marché après avoir conçu un cahier des charges précis, récupérer les devis et les comparer, les faire valider, passer les commandes, contrôler les factures... Puis, il faut gérer les livraisons, l’immatriculation, l’assurance et ne pas oublier d’organiser la restitution des anciens véhicules et en avoir assuré éventuellement la remise en état après avoir négocié les frais associés. Le gestionnaire a aussi en charge la carte carburant, les badges de télé péage ou encore le traitement des amendes. Et si un utilisateur est en panne, c’est encore lui qui assure le soutien opérationnel : il appelle le garage, suit les expertises et les réparations, reçoit les constats et assure le lien avec les assureurs, contrôle les factures, organise le remplacement de véhicule…Un fleeter est un opérationnel externe qui a toutes les compétences pour gérer toutes ces tâches opérationnelles chronophages et souvent masquées. Tous les loueurs proposent cette prestation même sur des contrats de location longue durée de véhicules qui ne leur appartiennent pas. Techniquement, ils sont bien placés. En revanche, il est légitime de se poser la question de l’indépendance. Même si le loueur est de bonne foi, il va naturellement suggérer ses solutions de financement.Tout comme la car policy ou autres négociations achats, les tâches opérationnelles peuvent être déléguées. Mais les décisions demeurent en interne.

En conclusion

Il n’est pas d’externalisation réussie sans que l’entreprise se plie à un exercice préalable fastidieux : l’audit. Cette étape sert aussi bien à identifier clairement les moyens dédiés au budget en termes de ressources humaines notamment ainsi que le niveau de satisfaction des utilisateurs et des opérationnels en charge. In fine, l’entreprise saura si elle a intérêt ou non à maintenir la gestion du parc en interne ou à externaliser certaines opérations.  Pour libérer du temps que les salariés pourront consacrer à leur cœur de métier. N’oublions pas que la gestion d’une flotte automobile ne rapporte rien à l’entreprise, elle n’est qu’un poste de coûts. Et l’idée est qu’en termes de frais généraux ceux-ci soient les plus élevés possible en termes de qualité de services et les plus bas en termes de coûts.Une fois claire sur ses objectifs et ses compétences, l’entreprise pourra établir un cahier des charges précis et sélectionner des prestataires.