Quelles sont les obligations de l'employeur lors d'un voyage d'affaires ?

Si les voyages d’affaires sont une nécessité pour le développement économique des entreprises, ceux-ci ne peuvent s’effectuer sans un minimum de précautions. Entre rigidité et souplesse, la travel policy doit faire sa révolution.Selon l’article L4121-1Code du Travail, l’entreprise a l’obligation de mettre ses salariés hors de danger (attentats, événements climatiques, contexte géopolitique, événements sanitaires...) sans délai, quel que soit le lieu où ils se trouvent dans le cadre de leurs activités professionnelles. C’est le « duty of care » ou devoir de protection. Un manquement à cette obligation peut conduire l’entreprise à supporter de lourdes sanctions pécuniaires ou pénales (la jurisprudence Karachi précise que l’obligation légale est une obligation de résultat).C’est tout l’objet de la travel policy. Celle-ci envisage en effet tous les voyages et déplacements professionnels en considérant les départs, retours, modes de transport, hôtelleries... conformément à la stratégie de l’entreprise. Selon la politique RH de l’entreprise et son besoin de maîtrise notamment, elle peut être rigide ou souple.

Une travel policy basée sur la rigueur, reflet d’une volonté de pilotage du budget, a le mérite de permettre à l’entreprise de disposer d’un grand nombre de données liées aux déplacements de ses salariés. Quelques bémols néanmoins. Toute inflexible soit-elle, elle ne garantit pas que ces informations sont rapidement accessibles (absence de la hiérarchie par exemple). À l’opposé de ce schéma, une politique de voyages souple, induite par les nouveaux comportements liés à la digitalisation du secteur, qui accordant plus d’autonomie aux collaborateurs, perd en informations utiles à la gestion de la sécurité des voyageurs. Cette liberté nouvelle doit être encadrée afin de s’assurer de pouvoir porter assistance. Ce n’est pas parce que la confiance est de mise que l’entreprise peut s’affranchir de toute maîtrise.

Conclusion

Il est bien compliqué pour les entreprises de savoir où placer le curseur entre politique de voyages rigide ou souple tant elle est un outil RH majeur. Inflexible, elle peut faire fuir les talents, trop laxistes, elle peut mettre en danger les salariés comme les dirigeants.Dans tous les cas, la travel policy doit traiter de la sécurité des voyageurs. Et charge à l’employeur de s’organiser et de désigner un security manager pour implémenter des solutions. Parmi celles-ci, la réservation par agence de voyages est plébiscitée même si un mail du salarié peut suffire à fournir toutes les indications concernant son déplacement. Les agences ont en outre l’avantage d’assurer le rapatriement des voyageurs d’affaires. La technologie vient également en appui. En effet, des applications sur smartphone permettent d’assurer un lien permanent entre l’entreprise et ses salariés : transmission d’informations sur le contexte géopolitique (dans certains pays d’Europe de l’Est, détenir de l’aspirine peut valoir une garde à vue) ou météorologique... ; envoi de messages d’urgence ; géolocalisation... Pour un surcroit de sécurité, les entreprises sont invitées à inscrire leurs salariés sur le site Ariane du Ministère des Affaires étrangères et à effectuer régulièrement des exercices de gestion de crise. Ils permettent d’identifier les dysfonctionnements et d’améliorer le process.