Limiter le recours aux notes de frais est un enjeu majeur pour les entreprises qui souhaitent optimiser leur budget voyages et déplacements. Quelques bonnes pratiques aident à lever l’opacité de ce poste de coûts.

Les notes de frais, dont on estime les montants moyens à 2400 € par salarié et par an, concernent toutes les entreprises de toutes tailles et de tous secteurs. Si jusqu’à 10 salariés, ce poste de coûts est relativement aisé à gérer, au-delà, il s’opacifie en raison du peu d’intérêt que les entreprises y accordent. Souvent la dernière roue du carrosse, elles ne sont pas traitées avec le sérieux nécessaire à une démarche d’optimisation du budget voyages et déplacements.

Notes de frais : de quoi parlons-nous ?

Les notes de frais sont définies comme étant toutes les dépenses engagées par un salarié pour le compte de l’entreprise dans le cadre de ses activités professionnelles. Il peut s’agir aussi bien de frais de restauration du salarié lors d’un voyage d’affaires, que des invitations de clients et fournisseurs, ou encore des billets de train ou d’avion, des nuitées à l’hôtel et encore de location de voiture ou des trajets en taxi…

Qui dit notes de frais dit remboursement des salariés soit aux frais réels d’après justificatifs, au forfait pour les indemnités kilométriques principalement, ou en termes de droit forfaitaire spécifique – qui concerne majoritairement les VRP-. La première catégorie est celle qui pose le plus de problèmes, car le poste est particulièrement diffus.

Ces notes de frais sont d’autant plus importantes en volume comme en montant que l’entreprise ne dispose pas d’outils de réservation en ligne et qu’elle compte de salariés.

La nécessité de l’information

D’un point de vue fiscal, les choses sont simples. L’administration n’exige que peu d’informations comme la date, les montants HT et TTC ainsi que la TVA, accompagnées des justificatifs et des motifs (les noms des convives doivent être notés sur les frais de restauration par exemple). On notera néanmoins qu’il est impératif d’avoir une connaissance parfaite des règles en vigueur en termes de déductibilité de la TVA – celle liée au transport en train ou en avion n’est pas récupérable, et celle liée à certaines nuitées d’hôtel peut être déduite, par exemple-.

En termes d’achats, le budget demande de disposer d’un haut niveau d’informations. Des notes de frais détaillées et bien identifiées deviennent de parfaits indicateurs qui permettent de suivre les dépenses. Bien renseignées, elles permettent également à l’entreprise de disposer de renseignements comme le nombre de nuitées passées dans tel hôtel de telle enseigne et de telle ville. De quoi pouvoir négocier des accords-cadres avec tel ou tel établissement.

 

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Les logiciels de réservation et de gestion des notes de frais : des solutions performantes

Force est de constater que les notes de frais sont souvent incomplètes en raison principalement de la méconnaissance des collaborateurs concernant leurs enjeux. Passant au dernier rang des préoccupations, elles ne sont pas traitées au fur et à mesure, et le temps passant, les données imprimées sur les facturettes s’effacent. En outre, les informations sont hétérogènes d’un salarié à l’autre… Sans dire que leur traitement, leur contrôle et leur analyse sont fastidieux et chronophages.

Il est donc impératif de limiter le recours aux notes de frais. En cela, la travel policy est une aide précieuse. En effet, ce document de référence en indiquera les bons usages. Ainsi, par exemple, elle fait un arbitrage concernant les frais kilométriques. Elle peut indiquer que jusqu’à 250 km, le salarié utilisera son véhicule personnel ou de fonction et bénéficiera d’indemnités kilométriques selon le barème fiscal en vigueur, au-delà il aura recours à la location courte durée. L’usage du taxi est également considéré et il peut être spécifié qu’ils sont possibles lors d’un retour de voyages à l’étranger le soir.

Pour en assurer son efficacité, les entreprises sont invitées à mettre en place un outil de réservation en ligne (SBT). Il permet en effet de limiter le recours aux notes de frais. On notera néanmoins qu’à l’usage, la réservation en ligne via ce logiciel qui s’applique parfaitement aux trajets (train, avion, location de voiture…) est moins adaptée pour l’hôtellerie tant l’offre disponible sur le marché est vaste.

Par ailleurs, les logiciels de gestion des notes de frais sont précieux pour traiter les notes de frais inévitables. Ces logiciels dédiés qui assurent une meilleure remontée de l’information permettent de vérifier la concordance des frais avec la travel policy. Les logiciels de gestion sont également synonymes de gains de temps aussi bien pour le voyageur que pour le service de comptabilité et gestion de l’entreprise. En effet, grâce à une application sur smartphone, le salarié prend une photo de la facture qui sera ainsi présaisie dans le logiciel de gestion des frais.

On remarquera que ces logiciels (SBT et gestion) doivent être parfaitement paramétrés et compatibles entre eux.

Conclusion

Si l’enjeu des notes de frais est grand, peu de PME et ETI ont les ressources en interne pour mettre en place les outils nécessaires à leur bonne appréhension et à leur maîtrise. Aussi, nous les invitons à se doter des compétences externes qui en ont fait leur domaine d’expertise. Ils sauront mettre en place des outils peu onéreux à l’installation comme à l’usage.

 

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